Se tunne, kun tiedotus tökkii!

Se tunne, kun tiedotus tökkii! Saattaa johtaa siihen että käyttäjä tuntee itsensä hölmöksi ja aivan turhaan!

Käyttäjät odottavat tietoa, mieluummin ennen kuin jälkeen. Jos kerrot että tilanteen odotetaan paranevan 9 mennessä ja vielä 9:50 viesti on sama, on jossain menty pieleen. Jos lupaillaan että 9 mennessä kaikki toimii, tulisi jo 8:50 olla valmis kertomaan uudesta aikataulusta. Sama pätee kiinteistöihin ja niiden käyttäjiin. On kyse sitten remontin viivästymisestä, uudiskohteen valmistumisesta, huollon viivästymisestä, mistä tahansa asiasta, joka on käyttäjälle näkyvä tai vaikuttava.  

Tiedota etukenossa ja rehellisesti!

Tiedota etukenossa. Se luo luottamusta käyttäjiin. Kiinteistö ja rakennusalalla on epäluottamusta käyttäjien ja omistajien välillä. Tilannetta voisi helposti parantaa avoimella tiedottamisella! Etukäteen tiedottaminen antaa kiinteistönomistajasta kuvan, että tilanne on hallussa. Älä väheksy etukäteen tiedottamista. Toki käyttäjät voivat harmistua, kun aikataulut venyvät, mutta heidän on varmasti helpompi ymmärtää ja sopeuttaa toimintaansa, kuin että tieto on vanhaa eikä käyttäjällä ole enää mitään tietoa koska tilanne on ohi. Huonolla tiedotuksella luodaan kuvaa, että tilanne ei ole kenelläkään hallussa ja mahdollisesti myös, että asiaan ei ole kukaan puuttumassa. Käyttäjälle voi jopa tulla mieleen, että hänet on unohdettu tai tulee se tunne, kun tiedotus tökkii.

Ole rehellinen ja avoin. Jos et tiedä uutta aikataulua, kerro koska tiedotat lisää. Jos lupaat kertoa lisää huomenna, tee se huomenna. Jos tiedät ettet tiedä huomenna lisää, kerro että tiedotat ensi viikolla lisää. Ja kun ensi viikko tulee, kerro uusi aikataulu tai kerro koska tiedotat lisää asiasta. Tiedottamisen ei tarvitse olla turhan hankalaa tai byrokraattista. Sen tulisi olla avointa ja rehellistä ja myös aina etukenoista. Se että viimeisin tiedote on jo vanhentunut, on huonoa tiedotusta ja saa käyttäjät epäileväisiksi.

Ja täydellistä maailmaa kun ei vielä ole, niin jos nyt tästä eteenpäin edes pyrittäisiin etukenoiseen tiedottamiseen! Jos siinä edes suurimmaksi osaksi onnistutaan, niin se on jo askel kohti parempaa! Lumen tuloa, kun kukaan ei pysty ennustamaan, kuin ei myöskään sitä koska lehdet tippuvat puista. Nämä ovat asioita, jotka vain tapahtuvat. Mutta asiat, jotka eivät vain tapahdu, ansaitsevat ajantasaista tiedottamista!

Jälkikirjoitus, kirjoitin tämän 23.9.2021. Aloitin kirjoittamisen noin yhdeksän aikoihin. Olin jo eilen ihmetellyt tuota tiedottamisen vaikeutta ja sitä että se koko ajan laahasi todellisuudesta. Nyt kello on 10:15 ja edelleen tiedotuksessa luvataan tilanteen ratkeavan kello 9 mennessä. Update: 10:30 sivut lähtivät toimimaan. 10:45 sivut ovat taas pois käytöstä. Nyt tiedotettiin 10:30 että meneillään on vielä levyn tarkistus ja että palvelu palautuu hetken kuluttua. 10:55 sivut toimivat!